Pflegeprozesse digital steuern und dokumentieren

Vom Zettel zur Cloud: Wie VIBS9 Pflegeprozesse digital steuert, dokumentiert und vernetzt

Für das klinische Personal ist eine lückenlose Dokumentation von entscheidender Bedeutung. Dokumentation ist weit mehr als eine Pflicht – sie ist entscheidend für die Patientensicherheit, rechtliche Absicherung und reibungslose Abläufe. 

Allerdings bindet sie im Alltag deutscher Kliniken enorme Ressourcen: Pflegekräfte verbringen bis zu 30 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Dokumentationen, Ärzte rund ein Fünftel. Diese Pflegeprozesse erfordern Zeit, Ressourcen und finanzielle Mittel, die jedoch am Patientenbett fehlen. VIBS9 trägt zur Reduktion des Dokumentationsaufwands des Klinikpersonals bei. VIBS9 bündelt Teamkommunikation in der Pflege, übernimmt das Aufgabenmanagement, visualisiert Kapazitäten und macht Dokumentation mit der KI-gestützten Spracherfassung SPEAK2IT schnell, strukturiert und sicher. Die Implementierung dieser Maßnahme resultiert in einer Reduktion der Prozesskosten, einer Steigerung der Teamzufriedenheit und einer verbesserten zeitlichen Ressourcenallokation für die Versorgung.  

Zahlen und Fakten: Warum sich Digitalisierung der medizinischen Dokumentation auszahlt

Die Dokumentationslast stellt eine der Hauptquellen für Ineffizienz im Gesundheitswesen dar. Studien belegen, dass 19 bis 25 Prozent der Arbeitszeit in Dokumentation fließen, wobei in der Pflege der Anteil häufig noch höher liegt. Gemäß einer aktuellen Erhebung entstehen etwa 21 Prozent der Personalkosten allein durch den Dokumentationsaufwand im Krankenhaus. Ein 450-Bettenhaus investiert so jährlich rund 5,5 Millionen Euro – Gelder, die an anderer Stelle dringend benötigt werden. Würde das Personal nur eine Stunde pro Tag weniger dokumentieren, entspräche das bundesweit dem Effekt von ca. 21.600 ärztlichen und 47.000 pflegerischen Vollzeitkräften, die wieder direkt am Patienten wirksam werden könnten. 

Warum jetzt? Drei Hebel für Wirtschaftlichkeit, Qualität und Attraktivität des Krankenhaussystems

Zunächst ist die Wirtschaftlichkeit zu berücksichtigen: Jede eingesparte Minute reduziert die Prozesskosten oder erhöht die produktive Zeit am Patienten. Standardisierte Vorlagen, automatisierte Aufgaben, sprachbasierte Erfassung und Echtzeit-Synchronisation eliminieren Medienbrüche und Doppelarbeit. Zweitens ist Rechtssicherheit und Qualität zu gewährleisten. Der Gesetzgeber verlangt eine vollständige, nachvollziehbare und zeitnahe Dokumentation (§ 630f BGB, Patientenrechtegesetz, Berufsordnung). Digitale Audit-Trails, Plausibilitätsprüfungen und strukturierte Einträge gewährleisten die Verlässlichkeit und sorgen für klare, nahtlose Übergaben. Drittens ist die Arbeitgeberattraktivität zu nennen. Intuitive, mobile Workflows auf iPhone oder iPad entlasten Teams spürbar, beschleunigen die Einarbeitung und verbessern die Arbeitszufriedenheit. Diese Art von Kommunikation in der Pflege und im Behandlungsprozess ist eine effektive Methode, um Fachkräfte zu gewinnen und an das Unternehmen zu binden. 

Dass hier dringend Veränderung nötig ist, bestätigen auch Experten aus der Praxis. Im Ärzteblatt betont Nils Lahmann, stellvertretender Direktor der Forschungsgruppe Geriatrie an der Charité – Universitätsmedizin Berlin, das enorme Entlastungspotenzial digitaler Systeme. Laut Lahmann dokumentieren Pflegekräfte heute „viel zu viel“ und sind dadurch nicht ausreichend für die Patienten da. Es wurde festgestellt, dass viele Routinetätigkeiten, wie beispielsweise vorgeschriebene Umlagerungen, in manchen Fällen nicht notwendig sind, da sich Patienten von selbst bewegen können.

Was VIBS9 leistet: Die Plattform für Krankenhauskommunikation und Ressourcenmanagement

Ein effektives Aufgabenmanagement entlastet die Koordination: Tätigkeiten werden zugewiesen, priorisiert, terminiert und stationsübergreifend verfolgt. Alle Beteiligten haben jederzeit Transparenz über Verantwortlichkeiten und Status. Die mobile Anwendung oder auch Pflegesoftware, die für Smartphones und Tablets optimiert wurde, ermöglicht die Erledigung von Aufgaben und Dokumentationen am Point of Care. Ein Messenger auf Basis der Matrix-Technologie bildet die sichere Teamkommunikation in der Klinik ab. Text, Bilder, Dateien und Videos werden verschlüsselt und somit DSGVO-konform. Das Bettenbarometer zeigt Kapazitäten in Echtzeit an und unterstützt die Aufnahme, Verlegung und Entlassung zur Patientenüberwachung. Optional können über Dex7 Medizingeräte wie Beatmungsgeräte getrackt, Auslastungen überwacht und Engpässe sichtbar gemacht werden. Die KIS-Integration gewährleistet, dass Daten unmittelbar an die zuständige Stelle weitergeleitet werden, was eine Eliminierung von Doppeldokumentationen ermöglicht. 

„Voice meets Pflege“ – Pflegedokumentation mit Sprache und KI-Unterstützung

SPEAK2IT ist die konsequente Antwort auf Dokumentationsprozesse, die durch eine Vielzahl von Informationen und eine hohe Arbeitsbelastung gekennzeichnet sind. Ärztinnen, Ärzte und Pflegekräfte können Anamnesen, Befunde, Pflegeberichte oder Arztbriefe direkt in die strukturierten Felder diktieren. Auf Wunsch ist die Eingabe in über 40 Sprachen mit medizinischer Terminologie möglich. Die KI erkennt Inhalte kontextsensitiv, formatiert sie nach Vorgaben und stellt den Teams Informationen in Echtzeit zur Verfügung. Dies reduziert den Aufwand für Nacharbeiten und Freigabeschleifen. In den Projekten konnten pro Arzt bis zu 100 Dokumentationstage eingespart werden. In der Pflege führt dies zu einer spürbaren Verkürzung der Pflegedokumentation pro Schicht. Dies hat einen positiven Effekt auf die Patientenversorgung. 

Aufgabenmanagement in der Pflege: Kürzere Laufwege, mehr Zeit für Patienten

Mit VIBS9 wird die Pflege planbar und transparent. Standardisierte Checklisten für Aufnahme, Bettenbarometer, Wunddokumentation und Entlassmanagement sind tägliche Abläufe, die durch VIBS9 effizienter und transparenter gestaltet werden. Automatische Trigger, wie beispielsweise Vitalwerte, Sensorik oder bestimmte Ereignisse, lösen Aufgaben aus, erinnern an Fälligkeiten oder passen Intervalle bedarfsgerecht an. So wird die Umlagerung beispielsweise nicht mehr pauschal, sondern evidenzbasiert und zeitnah dokumentiert. Jede Maßnahme in Pflegeprozessen oder im Behandlungsvorgang lässt sich per Spracheingabe dokumentieren und mit Fotoanhängen ergänzen, die beispielsweise Wundverläufe oder Gerätechecks zeigen. Mithilfe von Plausibilitätsprüfungen und Audit-Trails können Maßnahmen und Behandlungen der Teamkommunikation in der Klinik nachvollzogen werden. 

Was beinhaltet VIBS9 Clinic?

3 konkrete Praxisbeispiele: So gelingt Informationsaustausch in der Klinik

1. Workflow bei Patientenaufnahme und Erstdokumentation: Nach dem Scannen und Zuordnen der Patienten wird die Anamnese per Sprache erfasst SPEAK2IT strukturiert diese Informationen automatisch, ergänzt Pflichtfelder und erstellt Aufgaben wie EKG, Blutentnahme, Erstmedikation und Aufklärung. Das Bettenbarometer schlägt passende Kapazitäten vor, relevante Daten fließen ins KIS. Die Vorteile von der Gesundheitswesen Software sind eine schnellere Patientenaufnahme, klare Verantwortlichkeiten und die sichere Übergabe an das Behandlungsteam. 
   
   
2. Pflegebeispiel bei Umlagerung und Dekubitusprophylaxe von Patienten: Auf Basis des Pflegeziels werden wiederkehrende Aufgaben mit Intervallen angelegt. Optional angebundene Sensorik erkennt Eigenbewegungen und passt Erinnerungen intelligent an. Die Pflege dokumentiert Maßnahmen per Sprache; Fotos dokumentieren Hautverhältnisse bei Bedarf. Mit der Pflege-App wird mehr Zeit für Patienten am Krankenbett gesichert und das Aufgabenmanagement automatisiert.
   
   
3. Entlassungsmanagement: Sobald ein Entlassungsdatum feststeht, erstellt VIBS9 automatisch eine To-do-Liste: Arztbrief, Medikamentenplan, Pflegeüberleitung, Hilfsmittelverordnung. Arztbrief und Pflegebericht werden diktiert, KI-gestützt formatiert und über einen Freigabe-Workflow abgesichert. Versand und Übergabe erfolgen strukturiert und nachvollziehbar. Als Quintessenz sind viel weniger Telefonate notwendig, eine zuverlässige Weiterversorgung ist geregelt und Prozesse um ein Vielfaches beschleunigt. 
   

ROI im Klartext: Rechnet sich VIBS9?

Eine konservative Beispielrechnung zeigt das Einsparpotenzial für Kliniken. Betrachten wir eine 400-Betten-Klinik mit rund 1.200 Mitarbeitenden in den Bereichen Medizin und Pflege.

Die Grafik veranschaulicht, welchen Einfluss eine digitale Prozessoptimierung auf die Betriebseffizienz hat. So führen reduzierte Laufwege (–70 %), weniger Fehlalarme (–60 %) und schnellere Reaktionszeiten (–40 %) in einem 100-Betten-Haus zu 180 eingesparten Arbeitsstunden pro Tag. Das entspricht 22,5 zusätzlichen Vollzeitstellen, ohne dass zusätzliche Einstellungen erforderlich wären.

Diese Effekte schlagen sich klar in den Kosten nieder. 120.000 Euro weniger Personalkosten, 85.000 Euro vermiedene Fehlerkosten und 35.000 Euro reduzierte IT-Aufwände ergeben eine jährliche Gesamtersparnis von 240.000 Euro pro 100 Betten. Die Investition amortisiert sich in der Regel bereits nach sechs bis neun Monaten. Danach wirkt sich die Entlastung direkt auf die Versorgungsqualität, die IT-Stabilität und die Gesamtwirtschaftlichkeit des Hauses aus.

Berechnen Sie Ihre individuellen Kosten und Einsparpotenziale mit VIBS9

Geben Sie einfach wenige Klinikdaten wie Mitarbeiterzahl, Anzahl der Stationen und Funktionsbereiche ein. Der VIBS9-Rechner ermittelt sofort Ihren persönlichen ROI und zeigt, wie viel Sie sparen können und wie schnell sich die VIBS9 App amortisiert. Hier geht es zum kostenfreien ROI-Rechner:

Sicherheit, Datenschutz und Integration: Gut für IT und Compliance

VIBS9 ist auf DSGVO-Compliance ausgelegt. Die Kommunikation im Messenger ist verschlüsselt, Zugriffe sind rollenbasiert und alle relevanten Änderungen werden in Audit-Trails dokumentiert. Über etablierte Standards wie HL7/FHIR fügt sich die Plattform nahtlos in bestehende KIS-Umgebungen ein. Dadurch wird Doppeldokumentation vermieden und Daten können dort abgerufen werden, wo sie benötigt werden. VIBS9 lässt sich vom Pilotbereich bis zum Gesamtklinikum skalieren. 

Lernen Sie VIBS9 kennen! Erfahren Sie, wie unsere Lösungen Universitätskliniken, Akutkrankenhäuser und Rehakliniken dabei unterstützen, ihre Versorgung, Prozesse und Strukturen nachhaltig zu stärken. Stellen Sie uns Ihre Fragen über das Kontaktformular:

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